Inställningar i en svarsgrupp för en supervisor
Som en supervisor finns det en del inställningar du kan konfigurera.
Endast Pro-användare kan vara supervisor i en svarsgrupp.
Agentgrupper
Du kan addera så många användare du vill i svars- och agentgrupper. I agentgruppen ställer du in vad som ska hända med samtalet, du kan ha fler agentgrupper i en svarsgrupp och varje agentgrupp kan ha sina unika ringstrategier.
Klicka på Lägg till agentgrupp
- Välj ett namn på agentgruppen som tydligt definierar syftet
- Välj mellan
- Längt tillgänglig
- Slumpmässig
- Ring alla
- Prioritetordning alla
- Roterande
-
Toggla på
om du vill ställa in en maximal väntetid i svarsgruppen.
- Sätt värdet i sekunder, standard är 240 (4 minuter)
- Välj åtgärd (Flytta uppringare till nästa agentgrupp, vidarekoppla till nummer, spela upp röstmeddelande och lägg på, upptagetton, röstbrevlåda för svarsgrupp) för när värdet överskrids och fyll i ev. information beroende på val
- Klicka spara
-
Hantera vad som ska hända i fallet med väntande samtal och ingen agent är inloggad i svarsgruppen.
Varningar, du kan aktivera notiser för att meddela agenter och eller supervisors att inga agenter är inloggade i svarsgruppen och att det finns samtal i kö.
Du kan notifiera:- Agenter
- Supervisors
Du kan ställa in en åtgärdsfördröjning vilket ger agenterna viss tid att logga in i svarsgruppen och besvara samtalet innan vald åtgärd appliceras på samtalet. Värdet anges i sekunder.
-
Du kan addera så många användare du vill som agenter i en agent- och svarsgrupp.
- Klicka på
- Välj användare
- Klicka spara
- Klicka på
-
För att ta bort en agent från en svarsgrupp, klicka
på agenten i fråga.
Schemaläggning & välkomstmeddelande
-
Du kan välja "Alltid öppen" på en svarsgrupp. Används ofta på jour-grupper, toggla på
/ av
-
En ny svarsgrupp skapas utifrån er organisations standardinställningar för att lägga till en schemahändelse:
- Klicka
- Välj öppen / stängd
- Välj när den ska appliceras (måndag till fredag, lördag till söndag, varje veckodag, specifika veckodagar, specifik tidsperiod). Välj tidsintervall / hela dagen (frivilligt)
- Lägg till ett välkomstmeddelande (fri villigt)
- Klicka spara
för att ändra ordningen.
- Klicka
-
Schemahändelser tillämpas uppifrån och ner i prioritetsordning. Drag and drop
för att ändra ordningen.
-
Ett välkomstmeddelandet spelas direkt när den inringande ringer in till svarsgruppen. För att ändra det:
Stäng av:- Expandera "Hantera"
under välkomstmeddelande
- Toggla av
- Klicka spara
Redigera:
Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil- Ta bort befintlig TTS / ljudfil
- Skriv in den nya / välj en ny ljudfil / spela in en ny ljudfil
- Klicka spara
- Expandera "Hantera"
-
Ställ in vad som ska hända med inkommande samtal när gruppen är stängd.
- Expandera listan "Hantera"
- Välj stängd-hantering och fyll i informationen
- Klicka spara
- Expandera listan "Hantera"
Väntande samtal
-
Spela upp ett köplatsmeddelande för inringaren. Toggla på
/ av
. Meddelandet upprepas och intervallen går att justera (sekunder).
För att konfigurera inställningarna:- Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil
- Skriv ditt meddelande eller välj en ljudfil / spela in en ny
- Sätt önskad upprepningsfördröjning (sekunder)
- Klicka spara
-
Ställ in vad som ska hända när max antal samtal i kö överskrids.
- Sätt ett tröskelvärde, d.v.s. antal samtidiga inringare (Standard: 20 samtal)
- Välj vad som ska hända (spela upp röstmeddelande och lägg på, upptagetton, röstbrevlåda för svarsgrupp, vidarekoppla till nummer). Fyll i ev. information beroende på vad du väljer.
- Klicka spara
Svarsgruppsinställningar
-
Om ni önskar att få notiser när någon lämnar ett nytt röstmeddelande i gruppens röstbrevlåda aktiverar du det så här:
- Klicka på
i svarsgruppen
- Klicka på redigera svarsgrupp
- Expandera röstbrevlåda
- Under notiser, toggla på
vilka som ska få notis och röstmeddelandet (agenter och eller supervisors)
- Toggla på
"skicka enligt personliga inställningar för röstbrevlåda", då blir de notifierade på samma sätt som i sin personliga röstbrevlåda
- Eller, toggla på
app och eller e-post för att skriva över användarnas egna inställningar
- Vill du skicka mejlet till en annan adress anger du den under "Anpassad e-postadress", t.ex. en gemensam inkorg ni använder
Notiser går ut i datorn och som en native-notis i din telefon. Mejlet innehåller en bifogad-ljudfil samt tillgänglig information om vem som lämnat det.
- Klicka på
-
När ett samtal har besvarats, nekats eller missats har tid för att avsluta ärendet innan nästa samtal. Ni ställer själva in hur lång bearbetningstid agenten ska ha.
- Klicka på
i svarsgruppen
- Klicka på redigera svarsgrupp
- Expandera Bearbetningstid
- Besvarat samtal: Som standard är den av
. För att aktivera bearbetnignstider behöver du toggla på
och sätta värdet i sekunder.
- Nekat samtal: Som standard är den på
och agenten har 15 sekunders bearbetningstid innan nästa samtal.
- Missat samtal: Som standard är den på
och agenten har 15 sekunders bearbetningstid innan nästa samtal.
- Klicka på
-
När Väntande Samtal är aktiverat i en svarsgrupp kommer en inloggad agent att behandlas som tillgänglig även om agenten är upptagen i ett peronligt/svarsgrupps samtal. Toggla på
för att aktivera detta.
Kommentarer
0 kommentarer
Artikeln är stängd för kommentarer.