Telefonisystem

Vem har åtkomst till telefonisystem?

• Alla användare med behörigheten Telefonisystem kan se och redigera inställningarna.

Öppna telefonisystem

1. Klicka på kugghjuls-ikonen.

2. Välj din organisation.

3. Expandera listan Telefonisystem.

Svarsgrupper

Köp fler svarsgrupper

Gäller: Unlimited = obegränsat, Light = 2 st (fler kan köpas).

Kostnaden läggs på nästa faktura.

1. Under Telefonisystem, expandera Svarsgrupper.

2. Klicka på Köp svarsgrupp.

3. Välj antal.

4. Klicka på Köp.

5. Bekräfta med Ja.

Skapa ny svarsgrupp

1. Klicka på plustecknet.

2. Namnge gruppen, till exempel Customer Care.

3. Välj ett nummer till gruppen.

4. Välj ett fakturerings-ID, oftast samma nummer.

5. Välj visningsnummer för utringning.

6. Lägg till agenter. Du kan även lägga till agenter senare.

7. Lägg till supervisors. Detta gäller endast Pro-användare.

8. Klicka på Skapa.

Knappvalsmenyer (IVR)

Köp fler knappvalsmenyer

Gäller: Unlimited = obegränsat, Light = 2 st (fler kan köpas).

Kostnaden läggs på nästa faktura.

1. Under Telefonisystem, expandera Knappvalsmenyer.

2. Klicka på Köp knappvalsmeny.

3. Välj antal.

4. Klicka på Köp.

5. Bekräfta med Ja.

Skapa ny knappvalsmeny

1. Klicka på plustecknet.

2. Namnge menyn, till exempel Huvudnummer.

3. Välj numret som ska kopplas till menyn.

4. Välj fakturerings-ID, oftast samma nummer.

5. Skapa röstmeddelanden med talsyntes eller ljudfil.

6. Ställ in samtalsdistribution, till exempel ”tryck 1 för kundservice”.

7. Ange öppettider.

8. Justera avancerade inställningar vid behov.

9. Klicka på Skapa.

Redigera befintlig knappvalsmeny

1. Under Telefonisystem, expandera Knappvalsmenyer.

2. Klicka på menyn du vill redigera.

3. Gör dina ändringar.

4. Klicka på Spara.

Input-insamlare

En input-insamlare används för att samla in uppgifter från inringaren innan eller under ett samtal. Det kan till exempel vara kundnummer, personnummer eller identifiering via BankID.

Skapa input-insamlare

1. Under Telefonisystem, expandera Input-insamlare.

2. Klicka på Input-insamlare.

3. Klicka på Skapa input-insamlare.

4. Ange namn och visningsnamn, till exempel BankID.

5. Välj inmatningstyp:
   • Anpassad inmatningstyp

   • Personidentifiering med BankID

6. Välj eventuell webhook eller leverantör.

7. Välj hur input-insamlaren ska aktiveras:
   • Inringaren eller agenten aktiverar

   • Automatiskt innan kö

   • Agent aktiverar under samtal

8. Ställ in aktiveringsknapp, timeout och eventuella meddelanden.

9. Ange inställningar för input, till exempel personnummerlängd, avslut med fyrkant och input-timeout.

10. Lägg till meddelanden som spelas upp för inringaren under flödet, till exempel instruktioner, meddelande vid identifiering eller bekräftelsemeddelande.

11. Ange identifieringsinställningar vid behov, till exempel timeout, antal försök och vad som ska hända vid misslyckad identifiering.

12. Klicka på Skapa.

Koppla input-insamlare till svarsgrupp

1. Öppna svarsgruppen där input-insamlaren ska användas.

2. Gå till Input-insamlare.

3. Välj input-insamlaren.

4. Klicka på Spara.

När input-insamlaren är kopplad kan den användas enligt det aktiveringsläge du valt.

Samtalsstyrning

Standardinställningarna gäller nya och oförändrade användare.

Röstbrevlåda

1. Välj talsyntes eller ljudfil.

2. Klicka på Spara.

Transkription av röstmeddelanden

1. Toggla på eller av Transkribering.

2. Bestäm om det ska gälla alla användare direkt.

3. Välj om användarna själva får ändra inställningen.

Obesvarade samtal

• Välj vad som ska hända med obesvarade samtal.

Samtal väntar och upptaget

• Aktivera samtal väntar som standard.

• Ange vad som ska ske vid upptaget.

Hantering av nekade samtal

Välj vad som ska hända när ett samtal nekas:

• Gå till röstbrevlåda

• Spela upp meddelande och lägg på

• Upptaget-ton

• Vidarekoppla

Otilldelade nummer

• Ställ in hantering av samtal till inaktiva nummer i organisationen.

Visningsnummer

• Välj standardvisning: mobil eller fastnummer.

• Egna regler på användarnivå skriver över standarden.

Personlig knappvalsmeny

Välj om standardinställningarna ska gälla för:

• Endast nya användare

• Användare utan ändringar

• Alla användare

Ljudfiler

Ny ljudfil

1. Klicka på plustecknet.

2. Namnge filen.

3. Ange språktagg.

4. Välj om du vill spela in eller ladda upp en fil.

5. Klicka på Skapa.

Ändra ljudfil

1. Expandera filen.

2. Gör dina ändringar.

3. Klicka på Spara.

Radera ljudfil

1. Expandera filen.

2. Klicka på Ta bort.

3. Bekräfta med Ta bort igen.

En ljudfil kan endast tas bort om den inte används.

Visningsnummer

Ett visningsnummer gör att en användare kan ringa ut och visa ett icke-personligt nummer för mottagaren.

Lägg till visningsnummer

1. Klicka på plustecknet.

2. Välj ett telefonnummer.

3. Välj om numret även ska kunna användas för SMS.

4. Tilldela numret till användare och/eller team.

5. Klicka på Spara.

Redigera befintligt visningsnummer

Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp:

1. Toggla på eller av tillgång för agenter och/eller supervisors.

2. Klicka på Spara.

Ta bort visningsnummer

1. Expandera numret.

2. Klicka på Ta bort längst ner.

3. Bekräfta med Ja.

Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp kan det inte tas bort.

Samtalsloggar Lagringstid

Ange hur länge samtalsloggar ska sparas innan de raderas. Standard är 12 månader.

Samtalsspärr

Samtalsspärr används för att styra vilka samtalsdestinationer som är tillåtna och blockera oönskade samtal, till exempel betalsamtal.